5 consigli per evitare che le tue email vengano classificate come spam

Consiglio 1: evita l’uso massivo di indirizzi email

Quando inserisci i destinatari in una email, presta attenzione a cosa fai. 

Quasi tutti i più diffusi provider di posta elettronica non vedono di buon occhio gli invii multipli: evita l’uso massivo di indirizzi email.

Se stai inviando una email manualmente, evita di inserire nei campi A e CC (anche CCN!) tanti indirizzi email non omogenei tra loro.

Ad esempio, troppi indirizzi gmail appartenenti a persone diverse slegate tra loro e/o tanti indirizzi email appartenenti a domini diversi sono visti come un possibile tentativo di email spam.

Un caso di esempio: email mirata VS email a tappeto

Ma se stai provando ad inviare una email a tappeto inserendo tanti indirizzi diversi come destinatario… è assai probabile che la tua email sarà categorizzata come spam, soprattutto se anche solo alcuni di questi destinatari ti segnaleranno come spammer.

Ben diverso è invece se invi una email a 5/6 indirizzi appartenenti allo stesso dominio, come ad esempio mario@aziendarossi.it, luigi@aziendarossi.it, etc.

In questo caso è evidente che stai inviando una comunicazione a più persone all’interno di un contesto aziendale ben specifico. Questa casistica non viene ovviamente penalizzata da privder di posta elettronica come Microsoft o Google.

E se uso un provider di email marketing?

Tutti i provider di email marketing che permettono l’invio massivo ad un elenco di contatti sono progettati per effettuare tanti invii singoli in parallelo.

Pertanto le tue campagne di email marketing risultano inviate siingolarmente ad ogni contatto.

Consiglio 2: evita di essere segnalato come spammer

Se ricevi troppo segnalazioni come presunto spammer o addirittura come presunto tentativo di phishing, è probabile che il dominio venga inserito in una delle liste pubbliche di domini malevoli.

Se questo accade, la probabilità che le tue email vengano classificate come spam aumenta esponenzialmente, perchè i provider di posta riconosceranno il tuo dominio nel campo mittente e riterranno che il messaggio sia spam, visto che il dominio è malevolo.

Se ti accorgi che un numero insolito di email che hai inviato è stato classificato come spam, potresti essere in una situazione di emergenza senza neanche saperlo e dovresti agire tempestivamente.

Per evitare di ricevere segnalazioni come spammer c’è un’unica cosa che puoi fare… evitare di mandare spam!

Quando invii una email, assicurati che i destinatari possano essere contenti di ricevere quella email, o quantomeno non infastiditi.

Come infastidire la gente? Facile: mandare ripetutamente email, scrivere contenuti poco curati all’interno senza far risultare l’utilità di quella comunicazione e, soprattutto, scrivere email a persone che non hanno mai detto di volerle ricevere.

Un caso di esempio: i database di contatti

Nel mondo del marketing digitale, esiste la pratica discutibile di acquistare database di contatti.

Quando si inviano massivamente email (per esempio durante una campagna di email marketing) a questi database si vede spesso in modo lampante che chi riceve la mail non è interessato.

I tassi di lettura sono bassi, il tasso di segnalazione come spammer è alto ed il numero di disiscrizione dalla lista (ammesso che sia stato messo) è altissimo.

Consiglio 3: cura il contenuto dell’email

Il contenuto dell’email è fondamentale per evitare che sia classificata come spam. I provider di posta eseguono un’analisi automatica del contenuto dell’email e, come avviene per le pagine web, assegnano un punteggio di qualità al contenuto.

Occorre prestare attenzione a come i contenuti vengono scritti e presentati, perchè il bot che analizza le email legge il codice sorgente dell’email e quindi si accorge di tante piccole cose a cui potremmo non aver dato il giusto peso.

Parole e frasi da evitare

L’utilizzo di parole “acchiappaclick” è deleterio. Parole spam come “gratuito” o “offerta speciale”  spesso condannano la tua email ad essere classificata come spam oppure come email promozionale/commerciale.

Il testo deve essere chiaro e conciso, non diverso da quello che utilizzeresti per una comunicazione diretta con il tuo destinatario, ad esempio al telefono o via Whatsapp. Quindi ti consigliamo di fare quello che faresti in una conversazione diretta: chiamare il tuo destinatario per nome, inserendolo nello snippet della tua email e/o nell’oggetto, evidenziare i concetti chiave con dei grassetti e altre azioni che aiutino a rendere il contenuto più semplice da essere letto e capito dal destinatario della email.

Avere un buon contenuto di un’email è anche fondamentale per invogliare il destinatario ad ulteriori azioni previste nel tuo funnel di vendita o di engagement, quindi il contenuto deve essere curato e scritto ad hoc rispetto all’obiettivo della tua email.

Evitare di finire in spam: spesso valgono le stesse regole della SEO

Il contenuto testuale, non è l’unico tipo di contenuto a cui ti consigliamo di prestare attenzione. Infatti, quando si parla di contenuto si fa riferimento ad una vasta gamma di fattori, di cui le parole sono solo uno degli elementi da tenere in considerazione.

Questo accade perchè spesso non si pensa che le email, in realtà, sono esattamente come le pagine web. Seguono le stesse regole.

Mentre per le pagine web si cerca di ottimizzare tutte le componenti per poter avere un elevato punteggio SEO, per le email non c’è lo stesso livello di cura del dettaglio. Ecco perchè oltre alle parole consigliamo di prestare attenzione a tutti gli elementi contenuti in una email.

Immagini, GIF e Link

Uno degli errori più comuni è non curare i media.

Spesso ci capita di ricevere email (pensa a quelle che ricevi per gli auguri per le festività dai vari brand che segui o le email promozionali in occasioni di svendite o lanci di nuovi prodotti) che contengono immagini enormi che non si caricano mai, che non hanno il testo alternativo o che sono spropositamente grandi rispetto al layout della email.

Anche le GIF ormai sono largamente usate nelle email, specialmente per i funnel di gestione delle community. Ovviamente le GIF seguono le stesse regole dei media.

Aggiungere dei link alle email è spesso utile per fare delle CTA dirette (es. ecommerce che inseriscono link alle schede prodotto per favorire l’acquisto, link ad articoli del blog per generare traffico, etc.).

Quando un provider di posta elettronica valuta il contenuto di una email, prende in considerazione anche i link contenuti all’interno. Se utilizzi link verso siti con un dominio differente rispetto all’indirizzo del mittente con cui stai inviando la mail, il rischio di essere considerati come spam aumenta.

Attenzione alla velocità di caricamento e ai contenuti sospetti

La velocità di caricamento è un fattore fondamentale, così come la presenza di allegati sospetti o script JSON all’interno del messaggio.

Ti consigliamo di lavorare sui contenuti (soprattutto i media) per evitare  che la tua email ci metta troppo tempo ad essere caricata.

L’invio di allegati sospetti o file JSON nelle email rappresenta una potenziale minaccia per la sicurezza informatica.

Inserire tali elementi può far sì che la mail venga classificata come pericolosa, poiché spesso sono veicoli per malware, virus o tentativi di phishing.

Email con design responsive sono email che non finiscono in spam

Come per le regole di ottimizzazione SEO delle pagine web, anche per evitare che le email vengano classificatte come spam la responsivness del design del contenuto rispetto ai diversi tipi di device è fondamentale.

Quante volte capita di ricevere email illeggibili, con scritte troppo grandi o troppo piccole? Con immagini che escono dallo schermo e che mandano in tilt il layout (soprattutto del telefono) e compaiono infiniti scroll laterali… quando ci capita di vedere email realizzate così siamo quasi certi di essere di fronte ad una email classificata come spam.

Utilizzare un builder per le email è un’ottima idea per evitare di essere classificati come spam

Un buon modo per realizzare una email performante nei contenuti, nel layout e nelle impostazioni di invio è ricorrere ad un builder come Brevo.

Un builder ti permette di realizzare un layout email curato, esattamente come Elementor ti permette di creare, senza ricorrere all’utilizzo del codice HTML e CSS, le pagine web.

Un builder ti permette anche di realizzare layout responsive.

Ci sono dei casi in cui non posiamo utilizzare un builder, ad esempio quando si tratta di email transazionali inviate in auotmatico da un CMS (ad esempio le email di woocommerce, le email di autenticazione o convalida della registrazione inviate da WordPress, etc.). In questi casi è necessario ricorrere all’HTML e al CSS per poter personalizzare il design ed i contenuti delle email.

Consiglio 4: autentica il tuo dominio

Autenticare con il DKIM il dominio da cui invii l’email è uno dei modi più efficaci per prevenire che le email finiscano nella cartella spam del destinatario.

Questa tecnologia utilizza una firma digitale basata su crittografia per verificare l’autenticità dell’email e il fatto che sia stata inviata da un mittente autorizzato.

Si tratta di un’perazione abbastanza semplice e veloce da svolgere, abbiamo realizzato una guida tecnica sull’autenticazione DKIM di un dominio.

Si tratta di un’operazione di base che consigliamo a tutti i nostri Clienti, perchè i vantaggi sono tantissimi tanto da giustificare anche una piccola spesa per ottenere l’autenticazione DKIM del dominio. Se ti interessa potresti prendere in considerazione il nostro servizio di Autenticazione Dominio DKIM

Consiglio 5: monitora i risultati dei tuoi invii

Sia che tu stia inviando una email manualemente, in modo automatico o anche massivamente, ad esempio durante una campagna di email marketing, è fondamentale monitorare i risultati.

Invii manuali singoli – come vedere se le email stanndo finendo nella cartella spam del destinatario

Quando invii una email singola scrivendola a mano la soluzione più semplice è inserire una richiesta di conferma di lettura. In aggiunta, se stabilisci un contatto diretto con il destinatario puoi sempre chiedere durante la conversazione se per caso la tua email è stata rievuta.

Se ti viene segnalato che è stata classificata come spam è il momento di agire e introdurre qualche cambiamento nel tuo modo di mandare le email.

Invii automatici singoli – come vedere se le email stanndo finendo nella cartella spam del destinatario

Si tratta di casistiche tipiche dei funnel di lead generation o di engagement che utilizzano un lead magnet per creare interazione e raccogliere il contatto dell’utente o per raccogliere informazioni sulla community di riferimento.

Immagina di avere una landing page in cui offri un lead magnet (es. una guida gratuita in PDF, un modello excel, un ebook, una videolezione, etc.) in cambio della raccolta del contatto (email, telefono, etc.).

Immagina che un potenziale nuovo cliente decida di lasciarti il contatto in cambio del contenuto che hai promesso… MA il contenuto non arriva perchè le tue email sono classificate come spam.

Posto il fatto che a livello commerciale quasi sicuramente il danno è ormai già fatto (la percezione dell’utente finale in questi casi è spesso “non funziona niente”), ciò che ci interessa evidenziare è che, a meno che il potenziale cliente sia così interessato da contattarti e segnalarti di non aver ricevuto nulla, potresti anche non sapere mai che quel potenziale cliente non ha ricevuto l’email.

In questi casi una buona idea di soluzione potrebbe essere implementare un tag di tracciamento all’interno dell’email o una thank you page che invita l’utente a contattarti nel caso non abbia ricevuto l’email. Se il potenziale cliente ci contatta gli chiederemo se per caso l’email è finita in spam.

Un’alternativa, in situazioni di questo tipo, se si utilizza un provider di email marketing forse è possibile recuperare l’informazione.

Invii automatici mutlipli (campagne di email marketing) – come vedere se le email stanndo finendo nella cartella spam del destinatario

La maggior parte dei provider di email automatiche (sia specializzati per l’email marketing che semplici provider SMTP) raccoglie l’informazione sull’eventuale classificazione come spam.

Questo dato è inglobato nei motivi di “soft bouncing”.