Soluzione · Gestione documentale e archiviazione
La tua azienda produce documenti ogni giorno: fatture, contratti, bolle, e-mail, schede tecniche, moduli firmati. Finché restano in faldoni di carta o sparsi tra cartelle di rete e caselle di posta, trovare il file giusto è una caccia al tesoro. Un software di gestione documentale archivia tutto in un unico posto, lo rende cercabile in pochi secondi e tiene traccia di chi fa cosa.
Progettiamo software di archiviazione su misura. Prima di proporli li usiamo nelle aziende del nostro gruppo: quello che arriva a te è un modello già collaudato.
Richiedi un preventivoL'ambito
Un DMS — Document Management System — acquisisce, organizza, archivia e distribuisce i documenti aziendali in formato digitale. Sostituisce l'archivio cartaceo e le cartelle condivise con un repository centrale, dove ogni documento è classificato per tipologia, collegato ai dati che lo riguardano e protetto da regole di accesso.
In pratica fa tre cose: acquisisce i documenti, sia quelli nati digitali sia i cartacei tramite scansione e riconoscimento OCR; li archivia con metadati che li rendono ritrovabili; ne governa il ciclo di vita, dalla creazione all'approvazione fino alla conservazione a norma di legge.
Possibilità applicative
Ogni progetto parte dai tuoi flussi. Queste sono le funzioni già realizzate e in esercizio: le selezioniamo insieme in base a come lavora davvero la tua azienda.
Archivio centralizzato, catalogazione per tipologia, metadati. Con l'OCR anche le scansioni di carta diventano testo cercabile: digiti una parola e il software ti porta al documento, non alla cartella in cui forse si trova.
Conservazione sostitutiva integrata: fatture, registri e contratti mantengono pieno valore legale nel tempo, senza che tu debba presidiare le scadenze.
Flussi automatici: il documento passa alla persona giusta, notifica e avanza da solo. Di ogni pratica vedi sempre a che punto è e chi la sta trattenendo.
Chiusura dei documenti senza stampa. Dove serve, protocollo informatico per registrare la corrispondenza ufficiale in entrata e in uscita.
Un archivio isolato serve a poco. Colleghiamo il documentale al gestionale, all'ERP o al software di contabilità: i documenti seguono i dati, non viaggiano su binari separati.
Digitalizziamo il cartaceo con scansione e OCR e importiamo i file già presenti su cartelle di rete o vecchi sistemi. Non si riparte da zero.
Confronto
Un'azienda di trasporti gestisce bolle e CMR, uno studio tecnico perizie e tavole, un'azienda commerciale ordini e contratti quadro. Il confronto riguarda quattro punti concreti, non le funzioni dichiarate a catalogo.
| Criterio | Pacchetto a scaffale | Su misura Svilapp · consigliato |
|---|---|---|
| Classificazione | Tipologie predefinite: i tuoi processi si piegano al software | Costruita sulle tue tipologie di documento e sull'organizzazione reale |
| Workflow | Flussi standard, personalizzabili nei limiti del prodotto | Flussi di approvazione disegnati su chi firma cosa, oggi, in azienda |
| Integrazione | Connettori disponibili solo per i gestionali più diffusi | Collegamento al gestionale, all'ERP e alla contabilità che usi già |
| Archivio esistente | Import generico, spesso a carico tuo | Migrazione dei dati e digitalizzazione del cartaceo dentro il progetto |
| Assistenza | Ticket in coda, interlocutore variabile | Rispondono le stesse persone che hanno scritto il software |
Lavoriamo con aziende che hanno un volume di documenti tale da rendere insostenibile la gestione manuale o per cartelle: PMI che vogliono smettere di archiviare a mano, aziende con più sedi o reparti che devono condividere documenti in sicurezza, settori regolamentati con obblighi di conservazione e tracciabilità stringenti.
Se non sai se la tua azienda è pronta, la prima valutazione è gratuita. Trovi tutte le nostre soluzioni software per aziende per inquadrare il progetto nel quadro più ampio.
Quattro verifiche: la ricerca deve trovare per contenuto e non solo per nome del file; la conformità deve coprire la conservazione a norma dei documenti fiscali e legali; l'integrazione deve dialogare con il gestionale in uso; il controllo degli accessi deve garantire che ogni dato sia visibile solo a chi ne ha diritto.
Il quinto criterio è chi ci sta dietro. Un software documentale lo userai ogni giorno per anni: conta avere un interlocutore che risponde, non un ticket che si perde in coda.
Metodo
01
Studiamo come nascono, circolano e si archiviano i documenti in azienda. Mappiamo i flussi e individuiamo gli sprechi.
02
Realizziamo il software con la classificazione, i workflow e le integrazioni che servono a te. Niente funzioni che non userai.
03
Importiamo i documenti, formiamo il team e restiamo al tuo fianco dopo il rilascio. Il risultato è la nostra unica metrica.
Se non vediamo la strada per portarti al traguardo, non iniziamo il percorso. Scopri il nostro metodo di lavoro.
Domande frequenti
Dipende dalle funzioni che servono: numero di tipologie di documenti, workflow, integrazioni e utenti. Non vendiamo licenze standard, prepariamo un preventivo personalizzato dopo aver analizzato i tuoi flussi. Il riferimento è sempre l'investimento rispetto al risultato che porta.
Sì. Colleghiamo il software di archiviazione ai sistemi già in azienda, dal gestionale all'ERP fino al software di contabilità. L'obiettivo è che i documenti seguano i dati, senza doppi inserimenti.
Sì, se gestiti correttamente. Integriamo la conservazione digitale a norma: mantiene il valore legale di fatture, contratti e registri nel tempo e mette al riparo dalle scadenze di legge.
Li digitalizziamo. Con scansione e riconoscimento OCR l'archivio di carta diventa un insieme di documenti cercabili. Ci occupiamo anche della migrazione dei file digitali già presenti su cartelle o vecchi sistemi.
Sì. Dimensioniamo il software sulla tua realtà: per le strutture più snelle progettiamo software gestionali per piccole aziende con la sola gestione documentale che serve. Niente funzioni inutili che fanno lievitare i costi.
Parla con chi costruirà il software
Analizziamo i tuoi flussi, ti diciamo con franchezza cosa conviene automatizzare e cosa no. Se ti serve un sistema più ampio, guarda anche la nostra software house e sviluppo software e i software personalizzati per aziende.
Risposta entro 24 ore con una prima valutazione